Digitale Kommunikation im Kongresswesen

Seit 2013 verleiht das Austrian Convention Bureau (Dachverband der österreichischen Kongress- und Tagesindustrie) jährlich den Best Meeting Thesis Austria Award. 2020 konnte Peter Hosp mit seiner Masterarbeit überzeugen - wir gratulieren herzlich!

Der zunehmende Einsatz digitaler Kommunikationstechnologien und die Entwicklung hybrider Veranstaltungsformate ist im Kongresswesen als Folge der Digitalisierung allgegenwärtig. Peter Hosp fokussierte sich in seiner Masterarbeit auf digitale Technologien und Konzepte, die zur Kommunikation im Rahmen von Hybrid-Veranstaltungen zum Einsatz kommen. Die zugrundeliegende Forschungsfrage, welche Präferenzen und Barrieren hinsichtlich der digitalen Veranstaltungskommunikation bei Teilnehmenden von Kongressveranstaltungen bestehen, wurde mittels einer schriftlichen Befragung untersucht.

TTR: Was sind die Kernergebnisse Ihrer Arbeit und welche Empfehlungen ergeben sich daraus?

Peter Hosp:

Hybridkongresse sind die Zukunft

Verbandskongresse sollten in Zukunft im hybriden Format ausgerichtet werden und dabei sollten - neben der physischen Veranstaltung vor Ort - auch virtuelle Teilnahmeoptionen mit Livestreams und On-Demand-Videos angeboten werden. Vor allem On-Demand-Videos, die ein zeit- und ortsunabhängiges Konsumieren von Veranstaltungsinhalten ermöglichen, werden von den Teilnehmer/innen als noch wichtiger empfunden als Livestreams und sollten daher auf keinen Fall fehlen.

Die Veranstaltungs-App als Kommunikationstool vor Ort

Von Seiten der Teilnehmer/innen ist eine klare Befürwortung des Einsatzes von Veranstaltungs-Apps bei Verbandskongressen gegeben. Bereits rund die Hälfte (46%) nutzt die Veranstaltungs-App immer oder häufig bei Kongressveranstaltungen und dies geschieht außerdem altersunabhängig. Es empfiehlt sich daher, für die mobile Kommunikation und für die Interaktion vor Ort, den Hauptfokus auf die Veranstaltung-App zu legen. Folgende Aspekte sind dabei für die Teilnehmer/innen am wichtigsten und sollten in zukünftige Apps integriert sein:

• Alle Veranstaltungsinformationen zentral auf einer App (z.B. Programm, Ausstellerlisten, Raumpläne, etc.)
• Echtzeit-Benachrichtigungen erhalten (z.B. Neuigkeiten, Programmänderungen, etc.)
• Papierlos Infomaterial sammeln (Scannen von QR-Codes)
• Eine persönliche Veranstaltungsagenda erstellen“
• Check-In und Registrierung über die App
• Echtzeit-Feedback und Live-Umfragen (für mehr Interaktion zwischen Publikum und Vortragenden)

Social Media nur am Rande

Abgesehen von den Videostreams (live und on-demand), die im weiteren Sinne auch den sozialen Medien zuzuordnen sind, spielen klassische Social-Media-Kanäle bei den Teilnehmer/innen nur eine untergeordnete Rolle. Daher empfehle ich, bei zukünftigen Verbandskongressen Social Media nur begleitend einzusetzen und dabei vor allem aktuelle Informationen zur Veranstaltung, wie News, Bilder oder Statements, zu verbreiten. Weitere veranstaltungsrelevante Social-Media-Aktivitäten, die in der Studie untersucht wurden, empfehle ich nur dann, wenn ein jüngeres Klientel angesprochen werden soll. Wesentlich beim Einsatz von Social Media ist, dass die Newsfeeds der verschiedenen Kanäle in der Veranstaltungswebsite bzw. in der Veranstaltungs-App integriert sind, damit alle Teilnehmer/innen darauf zugreifen können. Schließlich nutzen 49% der Befragten Social-Media-Kanäle, wie Facebook oder Twitter, im Rahmen von Kongressveranstaltungen gar nicht.

Veranstaltungswebsite als zentrale Plattform

Allgemein empfehle ich die Veranstaltungswebsite als zentrale Kommunikationsplattform besonders zu berücksichtigen und die individuelle Kommunikation weiterhin über E-Mail abzuwickeln, zumal diese klassischen Kanäle nach wie vor am wichtigsten sind und von allen genutzt werden. Auf Webseiten gilt es, alle Veranstaltungsinformationen zu bündeln, im Idealfall die Verknüpfung zur Veranstaltungs-App herzustellen und, wie beschrieben, die Newsfeeds der Social-Media-Kanäle direkt zu integrieren. Auch die Livestream-Angebote und On-Demand-Videos sollten auf der Veranstaltungswebsite angeboten werden.

Standortbezogene Technologie für den Zukunftseinsatz

Die Anwendungsfelder im Bereich Virtual und Augmented Reality bzw. der Beacon-Technologie stellen aus Perspektive der Teilnehmer/innen noch keine „Must-Haves“ dar und sind eher für den Zukunftseinsatz zu erwägen. Auch aufgrund der hohen Entwicklungskosten, z.B. von VR-Anwendungen, ist auf jeden Fall eine genaue Kosten-Nutzen-Abwägung durchzuführen. Für die Zukunft empfehle ich jedoch, den Einsatz der Beacon-Technologie zu priorisieren, da deren Anwendungsbereiche als wichtiger empfunden werden. Veranstaltungsrelevant sind dabei vor allem Beacon-Anwendungen im Bereich der standortabhängigen Indoor-Kommunikation oder im Bereich der virtuellen Indoor-Navigation.

TTR: Welche zentrale Erfolgsfaktoren definieren Sie für digitale Veranstaltungskommunikation?

Peter Hosp: Bei der Planung und Umsetzung von hybriden Verbandskongressen sollten folgende Punkte beachtet werden:

1. Keine zusätzlichen Kosten. Die Teilnehmer/innen sind nicht bereit, für die Nutzung digitaler Veranstaltungstools mehr zu bezahlen. Daher sollten die Mehrkosten entweder über die Teilnahmegebühren oder durch Werbeeinahmen von Sponsoren und Ausstellern abgedeckt werden. 
2. Das Zugehörigkeitsgefühl zählt. Bei virtueller Teilnahme über Livestreaming gilt es, die Personen mit denselben Interaktionsmöglichkeiten wie vor Ort in das Geschehen einbeziehen. Vor allem die vielfältigen Möglichkeiten einer Veranstaltungs-App, die ortsunabhängig eingesetzt werden kann, sind dafür bestens geeignet.
3. Einfache, intuitive Bedienbarkeit. Ein nicht vernachlässigbarer Anteil von 12% sieht sich mit technischen Hürden konfrontiert, was ein definitives Ausschlusskriterium darstellt. Neben einer entsprechenden Gestaltung der Anwendungen empfehle ich die Einrichtung eines technischen Supports, z.B. über eine Hotline oder direkt bei der Veranstaltung, um eine Nutzung ohne Frust für alle Teilnehmer/innen zu ermöglichen.
4. Mehrwert im Vorhinein kommunizieren. Damit hohe Nutzungsraten erzielt und die wahrgenommenen Anwendungsbarrieren abgebaut werden können, empfehle ich neben den allgemeinen Vorzügen der Tools auch Informationen zu Anwendbarkeit und Datenschutzaspekte intensiv zu kommunizieren. Schließlich nehmen manche Personen die Effektivität der Tools noch nicht wahr, andere sehen einen zu hohen Zeitaufwand oder sind bereits mit Alltagstechnologien überladen. Auch fehlender Spaß, technische Hürden und Datenschutzbedenken sind für manche ein Problem. Speziell bei der Veranstaltungs-App, als wichtigstes Tool während der Veranstaltung, empfehle ich eine intensive Promotion, sowohl über verschiedene Kanäle als auch vor Ort. Dies kann z.B. über Anleitungsvideos, Broschüren oder geschulte Mitarbeiter/innen geschehen.
5. Auf Printmedien nicht verzichten. Bei aller Relevanz der digitalen Kanäle sollte bei Verbandskongressen auch in Zukunft auf Printmedien keinesfalls verzichtet werden. Der Stellenwert der gedruckten Medien ist bei allen Altersgruppen nach wie vor hoch. Mit einer zunehmenden Verbreitung von „Paperless“-Lösungen kann allerdings davon ausgegangen werden, dass die Relevanz der Printmedien in Zukunft sinken wird.